【目次】

一般事務の具体的な仕事内容を知ろう!


一般事務職の求人を求人サイトで検索してみると、かなりの量の求人情報が出てきます。
一般事務職のニーズは高く、実際に多くの方が働いています。
事務職は未経験者でもある程度のパソコン操作や電話応対の能力があれば、十分対応できる仕事です。

人気の高い一般事務への転職を考えている方は、まず事務職の具体的な仕事内容を知っておきましょう。
事務職の仕事は派手で目立つ仕事ではありませんが、会社にとって必要な業務を担っています。

電話対応や来客者対応は基本

一般事務職にとって重要な仕事に、電話対応や来客者対応があります。
会社にかかってきた電話に出て、必要な対応をする業務です。
電話の相手は取引先や同業者である事が多いのですが、中には同僚の家族からの急な呼び出しや会社をターゲットにしたしつこい悪質商法の電話、変わった所では多重債務に陥った同僚への借金取りたての電話もかかってきたりなんてことも。

最近はスマホや携帯電話がかなり普及したので、家族からの急な用事など個人的な電話を取り次ぐ事はほとんどなくなっています。
来客者対応はあらかじめ予定している来客者に対し、応接室へのご案内やお茶出し、連絡事項の確認をする業務です。

遠くからやってきた来客者の方は気を遣ってお土産を持参される方もかなりいて、事務職員にとっては「おやつゲット!」とかなり嬉しい瞬間になります。
中には突然会社にやって来て「社長に会わせろ!」と怒鳴る方もいます。
冷静な対応が必要ですね。

年末調整や決算書の作成

年末調整や決算書の作成を社内で行っている場合は、これら書類の作成も事務職員の仕事になります。
年末調整は毎年ルールが変わるので、年に1回は税務署の講習会に参加して最新の情報を頭に入れておかなければなりません。

決算書作成は上司からの指示でデータを収集して整理する仕事を任される事もあります。
もし税理士事務所にこれら業務を委託している場合は、事務職員が書類作成に関わる事はありません。
会社のやり方により変化する部分です。

その他雑務

会社の運営に必要な資材の調達や社内で必要な品物の購入、各種届出のために公的な機関に出向いて業務を行うことなど、会社運営のために必要な業務も事務職員が一手に引き受けています。
職員が気持ちよく仕事をするために、社内の電球を交換したりトイレ掃除や休憩室の掃除を行うなど「思いきり雑用」な仕事も嫌がらずにこなしましょう。

このような仕事は庶務課の業務になりますが、小さな会社では一人の事務職員が各種雑用から電話対応、来客者対応、経理などをこなす事になります。
小さな会社の場合、一人でマルチに活躍しているスーパー事務職員が会社を支えているんですね。

事務職の求人が人気なのはなぜか

一般事務職はハローワークでもかなりの求人があり、転職しやすい仕事となっています。
事務職は求人数が多い以外にも、(特に女性から)人気が集まる理由があるんですね。
ここでは事務職がなぜ人気なのか、その理由をまとめています。

力仕事ではない

世の中には多くの仕事があります。今人手不足が深刻な介護職は、介護のスペシャリストとして利用者の自宅や介護施設で大いに活躍できる将来性のある仕事です。
ところがこの介護職、利用者をベッドから車いすへ移乗させたり、お風呂に入れるためにかなりの力が必要で、腰を痛めて離職する方も少なくありません。

他にも物流や運送関係の仕事も重い荷物を上げ下ろしする事が多く、体力のない女性にはあまり向かない仕事です。

その点一般事務は、パソコン操作や書類作成、事務連絡、来客者対応、電話対応が中心で体力はそれほど使いません。
販売業のような立ち仕事でもないため、体力のない女性に向いた仕事なのです。

土日・祝日がしっかり休める

会社によって多少の違いはありますが、一般企業は土日や祝日がお休みのところが多くなっています。
事務職は会社の出勤表に合わせて仕事をしていますので、週末や祝日にお休みが取れる可能性が高いのです。
休みの充実が一般事務職の人気の理由の一つになっているんですね。

とくにお子さんなど家族のいる女性にとって、週末や祝日は何かと行事が入り忙しいもの。
カレンダー通りに休める事務職は、家庭を守る女性には働きやすい仕事となっています。

実際に一般事務を希望する女性求職者は多く、エリアにもよりますがハローワークで事務職員求人が出ると、複数の希望者があっという間に集まる状況です。
「この求人は条件がいい」と思ったら、すぐに面接を受ける、会社に連絡を取るなどしないと枠が埋まっている事もあります。

技能が生かせる

一般事務職でも、日商簿記検定や医療事務系の資格、秘書検定、マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)検定など、事務系に有利な資格を取得している方にとって事務職は最適な仕事になります。
特に今は事務作業にパソコン操作は必須となっていますので、MOSを取得しておくと就職や転職にもかなり有利です。

ずっと事務職一筋で仕事をしてきた方はそれなりの実績や資格を取得していますので、一般的に転職がしにくい50歳前後であっても長年作った人脈で転職先が決まる例もあります。
体力よりも経験や知識が重視される仕事なので、年齢が足かせにならないのはメリットですね。

【事務職に就くのは簡単じゃない?!】
ユイとアキコの会話

事務職未経験の後輩:ユイ

未経験でもできそうだし、楽そうだし責任もなさそうだし、一日中エアコンの効いた部屋で仕事できるから、私、事務職に就きます!!

事務職経験者:アキコ

事務職って、この3文字では表現できないようなお仕事なんだよ、実際は。
それも知らないまま求人探して応募しても落ち続けちゃうかもしれないよ?

事務職未経験の後輩:ユイ

ん?事務職って簡単になれるんじゃないんですか?だって誰にでもできる仕事ですよね?

事務職経験者:アキコ

いろいろと誤解があるみたいだけど、仮に誰にでもできる仕事だったら、それだけたくさんの人が応募するよね?
ユイちゃんみたいな感じで。
たくさん応募した中から1人しか選ばれないのが普通なんだから、それがどれだけ難しいかはちょっと考えればわかるでしょ。

事務職未経験の後輩:ユイ

あ…なるほど…。
5人が応募したとしたら、その中で1番優秀じゃないと採用されないのか…。
私、そこまで優秀じゃないしな…。

事務職経験者:アキコ

事務職っていうのは競争率が高いの。
しかも、事務職の求人1つに5人どころじゃなくて、40人とか50人とか応募してくるもんなんだよ、実際は。

事務職未経験の後輩:ユイ

はっ!?50人!?そんなたくさんの人の中から採用されるのは1人だけ??

事務職経験者:アキコ

しかも、誰にでもできる仕事とは限らないことも知っておかないと。
事務職って言っても、一般事務から営業事務、貿易事務とか医療事務、経理事務、介護事務などなど、種類はたくさんあるの。
中には英語ができないとダメな事務職もあるから、事務職イコール簡単とか、誰でもできそうっていう考えはちょっと改めた方がいいかもね。

事務職未経験の後輩:ユイ

認識が甘かったです。
でも、やりがいがありそうだから余計に事務職に興味湧いてきたんですけど、どうしたら採用されるのかなぁ…。

事務職経験者:アキコ

まずは情報を集めることだね。
手に入る求人情報の数が多い人が圧倒的に有利だよ。
それだけ応募できる数が増えるわけだから。
求人サイトもいくつか利用して、更新ごとに事務職の新求人もチェックしながら応募先を選ぶこと。

事務職未経験の後輩:ユイ

私、無料の求人冊子しかチェックしてませんでした(汗)。
いつも同じ会社の求人が出てるなーって思ってたんだけど、それは単純に集める情報が少なかっただけなんですね。

事務職経験者:アキコ

そういうこと。
求人サイトを使わないで応募先を決めるなんて、今の時代ナンセンスだよ。
そんな非効率的な職探しはやめた方がいいね。
あとは、資格を取っておくことも大事!

事務職未経験の後輩:ユイ

資格って、やっぱりあった方がいいんですか?

事務職経験者:アキコ

事務職は資格がなくても就けるけど、資格があれば有利になることは間違いないよ。
パソコン系の資格とか医療事務の資格とか、あとは秘書系の資格も持っていれば履歴書に書けるからね。

事務職未経験の後輩:ユイ

履歴書を埋めるのって大事って聞いたことあります!
そっか、資格があればアピールの材料になるんですね。

事務職経験者:アキコ

うん、人事担当者の目には必ず触れるから。
やる気さえあれば短期間で取れる民間資格もあるし、挑戦してみたら?

事務職未経験の後輩:ユイ

そうします!頑張ってチャレンジして勝ち取った仕事なら長続きしそうだし、きっと人生の役にも立ちますもんね!

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